- פגישה שבועית עם עצמנו ליצירת בהירות
״הדבר הכי חשוב כדי לעשות סדר הוא פגישה עם עצמי - טקס שאנחנו עושים פעם בשבוע. לעצור, לרכז את המשימות, להבין מי נגד מי ומה לתעדף. ביום יום, אנחנו פשוט לא עוצרים לתעדף. וזה המרכיב שאולי הכי חסר לבעלי עסקים. השעה הזאת שבה אני רואה גם את המשפחה שלי, גם את העסק שלי, גם את עצמי. או למשל, מתי אני מכניס ספורט השבוע״. - מתודת קליטה-החלטה-הבלטה לניהול משימות
״הצפה היא מילת מפתח בלהיות עצמאי. יש לי יותר משימות, רעיונות וגם פוטנציאל ממה שאני יכולה להכיל. לכן צריך את המתודה שאני קוראת לה קליטה, החלטה, הבלטה. קליטה היא לקלוט את כל המשימות - מהווטסאפ, מהמייל, מהמחברת, דברים שאני מחזיקה בראש. לקלוט הכל ולרשום בצורה מסודרת. עכשיו יש לי רשימה ארוכה, אבל אני לא יכולה לעשות את כל מה שרשום בה. ״השלב הבא זה החלטה. נשב עם הרשימה ונחליט מה חייב לקרות מחר, או בשבוע הבא. נגיד שאמרתי מחר אני הולכת לעשות 1,2,3. מגיע מחר ומצאתי את עצמי עושה את 4,5,6 ולא את הדברים שרציתי. אז אני מעבירה את העניין מקליטה והחלטה להבלטה. זאת אומרת, אני צריכה לקחת את אותן משימות צמיחה, שבאמת יקפיצו לי את העסק, ולהבליט אותן, שיהיו לי מול העיניים. זה יכול להיות בהכנסה ליומן, בהפצצת תזכורות, העיקר שאראה אותן מולי כל הזמן״;. - צמצום רשימות ארוכות לרשימת ביצוע יומית קצרה
״ישבנו בפגישה עם עצמנו והכנו רשימה ארוכה. זה יופי, אבל לא עובדים עם רשימות ארוכות. זה יוצר שיתוק משימות, נמצא את עצמנו תקועים, לא מתקדמים. מתוך הרשימה הארוכה, אני דולה לי רשימה קצרה להיום, מעבירה אותה לפתק או לאפליקציה, מסננת לפי סדר העדיפות שלי ועובדת איתה. עדיף לעשות חמש משימות, מאשר לבהות ברשימה של 50״. - תעדוף לפי אימפקט, יעילות והרגשה
״המחקר מראה לנו שאנחנו נעשה בערך רק 60% מהמשימות ברשימה שלנו, גם כשאנחנו מנוהלים היטב. זה אומר שאני חייבת לתעדף. אני עושה זאת באמצעות מה שאני קוראת לו אימפקט. אני מסתכלת על הרשימה. כל הדברים שכתובים בה חשובים לי. אבל אני שואלת את עצמי, מה אפקטיבי יותר ביחס ליעדים שלי. נניח שיש שלושה דברים שיביאו לי מכירות, אז אני שואלת למה יש פוטנציאל להביא יותר מכירות. או אם המטרה שלי היא לבנות לעצמי מוניטין, אני שואלת מה חושף אותי ליותר אנשים ומה יותר יעיל - אם עדיף להשקיע בכנסים, בוובינרים או אולי בפודקאסטים״.
ניהול זמן לעסקים קטנים: מדריך
בעלי עסקים קטנים ממלאים תפקידים רבים מדי, ורודפים אחרי משימות רבות מדי. איך הופכים את ההצפה לרשימת משימות מסודרת, ואיך מתעדפים מה חשוב ומה פחות?
מבחינות מסוימות, קל להיות שכיר, לפחות בתפקידים ספציפיים. מגיעים בבוקר לעבודה, ומישהו אחר אומר לנו מה לעשות, ומתי. יש לנו תפקיד מוגדר, יש משימות, יש יעדים, אנחנו יודעים מתי אנחנו מתחילים את יום העבודה ומתי מסיימים, ובעיקר, יש משכורת קבועה שמחכה לנו בסוף החודש. במעבר משכיר לעצמאי, כל הדברים הללו משתנים. ״כל הסדר הופך להיות פיזור, ובמקום מסגרת זמן קבועה, לעצמאים זה 24/7, אין הפרדה בין בית לעבודה, אין שגרה וסדר יום קבוע״, כך תיארה זאת טלי סגל, מנכ״לית חברת ״בו בזמן״, בוובינר של ישראכרט לעסקים קטנים.
״אנחנו קמים בבוקר ואיכשהו מתגלגלים במהלך היום. כשאנחנו מנהלים את עצמנו זה יותר מאתגר, מסובך וקשה, כי העניין דורש ויסות עצמי. במקום תוכנית עבודה יש קווים כלליים שהיינו רוצים בעסק, במקום תפקיד מוגדר אני גם היוצרת, גם המתכננת, גם הנהלת חשבונות, גם השיווק, וגם המכירות. אני עושה כמה תפקידים ובסוף אין לי אפילו מושג איך ייגמר החודש. אין את השקט של המשכורת הקבועה״.
בסקר שערכה חברת ״בו בזמן״, בראשותה של סגל, בקרב 255 בעלי עסקים, עלה כי האתגר המרכזי הוא דחיינות - עליה דיווחו 34% מבעלי העסקים. לצדו עלו אתגרים נוספים כמו ריבוי משימות, קושי לתעדף וקושי באיזון בית-עבודה. ״כשמדברים על ניהול הזמן שלנו כעצמאים, אנחנו מדברים מפיזור לניהול״, אמרה סגל. ״אני מנסה כמה שאני יכולה לייצר את אותו מבנה שיש לשכיר, כשלצורך העניין אני המנהל שלו, כלומר של עצמי״.
״מאחורי הדחוף, יש דוחף״
הקושי הראשון עליו מרחיבה סגל הוא בתכנון וארגון משימות. ״במחקר של אוקספורד, גילו את אפקט הדחיפות - זה אומר שאנחנו נוטים להיענות למה שקופץ עלינו, ללא שום קשר לחשיבות שלו. אנחנו עונים לטלפון, מסתכלים בווטסאפ, נכנסים למיילים, אנחנו ברשתות החברתיות. כל מה שאנחנו עושים במהלך היום הוא בעצם יותר תגובתי וזורם, ופחות מנוהל. בסופו של יום אנחנו רואים שמה שעשינו הוא לאו דווקא הדברים החשובים שרצינו לעשות.
״אם אנחנו מחלקים את היום שלנו לשני סוגים של משימות, אז יש את הדבר הזה שאני מפרש כדחוף. מפרש, כי זה לאו דווקא דחוף, אבל אני מגיב לזה ככה; ויש משימות של צמיחה - הדברים שאני עושה ללא שום קשר לדחיפות, אנחנו רואים שיש מישהו אחר מאחוריהם. מאחורי הדחוף, יש דוחף. כשמישהו כותב לי אני עונה לו, אם זה חשוב או לא. התגובתיות שלנו תמיד תנצח כי אנחנו רוצים להיות בסדר, לתת את השירות, להיות נחמדים ושיעריכו אותנו. לכן האחר הוא זה שמנהל לנו את האג׳נדה. והמקום של האני, של הצמיחה, של פיתוח העסק, דווקא הוא מתפספס״..
כך עושים סדר במשימות - וגם בראש
סגל הציעה מספר כלים שיעזרו עם קשיי ניהול הזמן של עסקים קטנים:
הפרדה בין החשבון העסקי לחשבון הפרטי
אחד המקומות שבהם חוסר הסדר בא לידי ביטוי הוא לא רק בלו״ז, אלא גם בכסף. כמו שאין גבול ברור בין שעות עבודה לשעות בית, כך לעיתים אין הפרדה ברורה בין ההוצאות וההכנסות הפרטיות לבין אלו של העסק. ערבוב כזה יוצר בלבול, מקשה על מעקב תזרים, ומאלץ את בעל העסק להשקיע זמן יקר בניסיון להבין מה שייך למה. בדיוק כפי שפגישה שבועית עם עצמנו עושה סדר במשימות, כך גם הפרדה פיננסית מסודרת יכולה לייצר בהירות ושליטה. באמצעות החשבון העסקי של ישראכרט לעסקים ניתן לנהל חשבון נפרד מהחשבון הפרטי, לרכז את הסליקה, ההכנסות וההוצאות במקום אחד, ולעקוב אחר התנועות בצורה מסודרת וברורה. כשהכסף מסודר, קל יותר לנהל אותו - ופחות זמן מתבזבז על כיבוי שריפות בירוקרטיות.
בשורה התחתונה, ניהול זמן בעסק קטן מתחיל בהחלטה מודעת לעצור, לתעדף ולבחור במה להתמקד. יצירת שגרה, קביעת גבולות ברורים בין עבודה לחיים פרטיים, צמצום רשימות למשימות יומיות ריאליות ותעדוף לפי אימפקט אמיתי - כל אלה מאפשרים לבעלי עסקים לעבור ממצב של תגובתיות למצב של ניהול יזום. כשגם המשימות וגם הפיננסיים מסודרים ובהירים, מתפנה אנרגיה לעסוק בדבר החשוב באמת: פיתוח העסק, בניית מוניטין וצמיחה לאורך זמן.
* שירות חשבון תשלום עסקי ניתן ע״י ישראכרט חשבונות תשלום בע״מ.
האשראי מועמד ע״י המלווה ישראכרט מימון בע״מ. אי עמידה בפירעון הלוואה עלולה לגרור חיוב בריבית פיגורים והליכי הוצאה לפועל.
הנפקת הכרטיס וגובה המסגרת נתונים לשיקול דעתה הבלעדי של המלווה
כפוף לתנאי השירותים.
החשבון מיועד לאזרח ישראלי בעל חשבון בנק ישראלי שהינו עוסק פטור או עוסק מורשה בעל תיק במע״מ
מידע כללי בלבד אין לראות באמור יעוץ ו/או המלצה מכל סוג שהוא
