תוכנית עסקית לעסקים קטנים: המדריך המלא

בעלי עסקים קטנים מוצפים ברעיונות, חששות ותוכניות, ולא תמיד יודעים איפה להתחיל. תוכנית מסודרת, עם בקרה שבועית וחודשית, מסייעת להבין מה הצעד הבא ולהפוך חלום למציאות

בעלי עסקים קטנים רבים מוצאים את עצמם בתחילת הדרך עם שפע רעיונות, רצונות ותוכניות, אך לא תמיד יודעים מה הצעד הראשון שכדאי לעשות. ענבל אהרון, העוסקת בליווי עסקי, פתחה את הרצאתה בוובינר של ישראכרט לעסקים בהתייחסות בדיוק לנקודה הזו. לדבריה, ״השאלה שמטרידה כל בעל עסק קטן היא איך מתחילים״. היא מסבירה שבעלי עסקים רבים מרגישים מוצפים ברעיונות וחלומות, אך לא יודעים מאיפה להתחיל - ולכן חשוב קודם כל לשאול שאלה בסיסית יותר: לאן בכלל רוצים להגיע.

לדברי אהרון, רבים נוטים לחשוב מיד על הפעולות עצמן: ״מה לעשות מחר בבוקר?״. אך לדבריה, זו לא בהכרח נקודת הפתיחה הנכונה. כל פעולה עסקית דורשת משאבים כמו זמן, כסף ואנרגיה, והיא נועדה בסופו של דבר להוביל לתוצאה כלשהי, כמו חשיפה לקהל, בניית תשתית עסקית או יצירת הכנסות.

לכן, היא מדגישה שהשלב הראשון צריך להיות דווקא הגדרת המטרה. ״אם אנחנו רוצים לעבוד בצורה נכונה וחכמה, אנחנו צריכים להתחיל מהסוף: מה המטרה שלנו״, היא אומרת. רק לאחר שמבינים לאן רוצים להגיע, ניתן לגזור בצורה מדויקת יותר את הפעולות שיקדמו את העסק לכיוון הזה.

תוכנית חמשת השלבים לבניית תוכנית עסקית

תוכנית העבודה שהציגה אהרון מבוססת על חמישה שלבים מרכזיים, שנועדו לעזור לבעלי עסקים קטנים להפוך רעיונות כלליים לתוכנית פעולה מסודרת וברורה. לדבריה, התהליך מתחיל בהשגת בהירות לגבי מהות העסק וקהל היעד שלו, ממשיך להגדרת מטרות ויעדים מדידים, ולאחר מכן לפירוק המטרות לפעולות מעשיות. בשלב הבא נבחן ההיבט הפיננסי של התוכנית והתקציב הדרוש ליישומה, ולבסוף מגיע שלב היישום בפועל.

שלב ראשון: בהירות עסקית

לדברי אהרון, השלב הראשון בבניית תוכנית עסקית הוא יצירת בהירות לגבי מהות העסק. למרות שזה נשמע מובן מאליו, היא מדגישה שלא תמיד פשוט להגדיר בצורה מדויקת מה העסק עושה ומה הערך שהוא מציע.

בהירות עסקית, לדבריה, היא היכולת לנסח באופן ברור מה העסק נותן, למי הוא פונה ואיזה ערך הוא מייצר עבור הלקוחות. אהרון מסבירה כי חשוב גם להבין כיצד השירות או המוצר ניתנים בפועל, ולזקק את כל ההגדרה הזו לכדי מסר ברור. ״גם אם אפשר לכתוב חמישה עמודים״, היא אומרת.

כדוגמה היא מתארת את פעילותה שלה: היא מסייעת לעסקים קטנים להשיג בהירות עסקית, מיקוד וצמיחה חכמה באמצעות כלים שונים כמו ריטריטים עסקיים, ייעוץ וליווי אישי. לדבריה, ברגע שמצליחים להגדיר בצורה ברורה את מהות העסק, הדברים מתחילים להתבהר: קל יותר להבין מול מי עובדים, מה הערך שמעניקים ללקוחות ומהם המוצרים והשירותים שהעסק מציע.

שלב שני: הגדרת המטרות והיעדים

כשטיב העסק ברור, אפשר להתקדם לשלב הבא - להגדיר את המטרות והיעדים. ״המטרה היא תוצאה ברורה ומדידה, שאני רוצה להגיע אליה בפרק זמן מוגדר, מניעה אותי קדימה ונותנת לי כיוון. אני צריכה לשים את זה בהקשר - זה קודם כל מה בא לי מבפנים, מה אני רוצה. המטרה צריכה לתת לי דחיפה קדימה, אבל לא לנתק אותי מהקרקע, כי הקרקע נותנת לי מסגרת מדידה וברורה. אחרת אתפזר למיליון כיוונים״.

לדבריה, חשוב להבחין בין שאיפות כלליות לבין מטרות אמיתיות: ״המטרה היא לא ׳אני רוצה שכמה שיותר אנשים יכירו אותי׳, או ׳אני רוצה לעבוד מסודר׳. אלא ׳אני רוצה להעביר את הסדנה הראשונה שלי עד סוף חודש יוני׳; ׳אני רוצה להשיק אתר אינטרנט ברבעון הראשו׳; או ׳אני רוצה להגדיר מודל עבודה עם פרילנסרים, כי במודל העסקי שלי אני חושבת שנכון לי לעבוד עם פרילנסרים׳״.

אהרון מוסיפה כי מטרה טובה צריכה להיות גם מאתגרת וגם מציאותית: ״איך מגדירים מטרה טובה? קודם כל, היא צריכה להיות מספיק שאפתנית ומאתגרת כדי שהיא תרגש אותי, שאני אגיד ׳וואו, אם אני אשיג את זה זה יהיה חלום מדהים׳. אבל מצד שני לא לעוף גבוה מדי, כי אז לא נאמין שהמטרה תתממש. צריך למצוא את האיזון ולהגיע למטרה מדויקת וברורה, שצריכה להתחבר למוטיבציה, לערכים, לסיבה שהם חשובים לי. היא צריכה להניע אותי מבפנים ולהיות ממוקדת בעיקר״.

נקודה נוספת שהיא מדגישה היא הצורך להתמקד במספר מצומצם של מטרות מרכזיות: ״יש מי שמתבלבלים ומגדירים המון מטרות, ואז מקבלים רשימת משימות במקום רשימת מטרות. המטרות צריכות להיות באמת כמה אבני יסוד. תדמיינו את זה כמו כוכב צפון, מצפן שמכוון וממקד אתכם למה כן אתם עושים ולכן חשוב לבחור, נניח שלוש מטרות מרכזיות. יכול להיות שבתוך המטרה יהיו תתי-מטרות וכדומה״.

שלב שלישי: להפוך מטרות לפעולות

לאחר שהוגדרו המטרות המרכזיות, מגיע השלב שבו הופכים אותן לתוכנית פעולה מעשית. אהרון מסבירה כי הדרך לעשות זאת היא לפרק כל מטרה גדולה למשימות קטנות וברורות שאפשר להתחיל לבצע בפועל. כך למשל, אם אחת המטרות היא להשיק אתר אינטרנט, מדובר בפרויקט מורכב שדורש סדרה של פעולות. לדבריה, בעלי עסקים בתחילת הדרך עשויים לגלות שישנם מרכיבים רבים שצריך לטפל בהם: עיצוב ולוגו, בחירת טכנולוגיה מתאימה, איתור ספקים שיכולים ללוות את התהליך, כתיבת תכנים ותכנון מבנה האתר. כל אחד מהנושאים הללו הופך למשימה בפני עצמה, ולעיתים גם הוא מתפרק לשלבים קטנים יותר.

אהרון מדגישה כי בתהליך הזה ״אנחנו בעצם מורידים את כל המחשבות שלנו מהראש אל הנייר או המסך, בצורה ויזואלית, ברורה ומסודרת. עכשיו צריך לראות איך זה מתכנס עם הלו״ז שלכם, מתי אתם יכולים לעשות את זה, איך זה מתחבר עם דברים אחרים שיש לכם בחיים. חשוב לא רק לכתוב את הפעולות, אלא גם להגדיר איפה ומתי אתם הולכים לעשות את זה״.

שלב רביעי: הגדרת התקציב

בשלב הבא נכנס לתמונה ההיבט הפיננסי של התוכנית העסקית. אהרון מספרת כי ״בעלי עסקים רבים מגיעים אליי בתחילת הדרך, ורוצים להבין אם יש היתכנות עסקית לרעיון שלהם אבל אם אנחנו לא מבינים ומגדירים באמת מה העסק, מה המוצרים, מי קהל היעד ומה המטרות שאנחנו רוצים, איך נבדוק היתכנות פיננסית?״. רק לאחר שהדברים הללו ברורים, ניתן לחבר את התוכנית העסקית לצד הפיננסי שלה. לדבריה, בניית תקציב לעסק צריכה להתחיל דווקא מהשורה התחתונה - הרווחיות. כלומר, בחינה של סך ההכנסות הצפויות מהמוצרים והשירותים שהעסק מציע, לצד ההוצאות וההשקעות הנדרשות להפעלתו.

כדי לנהל את התהליך בצורה מסודרת, אהרון ממליצה ״לבנות קובץ מסודר, שמעניק מבט חודשי וגם שנתי. קובץ כזה נותן לנו אפשרות לתכנן קדימה ולראות מה צפוי, לוודא שאנחנו מגיעים לרווחיות שאנחנו רוצים. אבל הוא גם עוזר לנו לבדוק את עצמנו במבט אחורה. מה הצליח יותר משציפינו, מה פחות, ולמה. זה מאפשר לנו כל הזמן להיות בלמידה״.

נקודה נוספת שהיא מדגישה היא נושא המשכורת של בעל העסק. לדבריה, חשוב להגדיר מראש מהי המשכורת שבעל העסק מושך לעצמו כחלק מתכנון פיננסי מסודר של העסק. היא מסבירה כי ״המשכורת לא צריכה להיות מה שנשאר בסוף החודש, אלא משהו שאנחנו בונים ומתכננים אותו״.

שלב חמישי: יישום והתאמה תוך כדי תנועה

השלב האחרון בתהליך הוא גם השלב המתמשך ביותר - היישום בפועל של התוכנית העסקית, לצד בקרה והתאמות לאורך הדרך. אהרון מדגישה כי תוכנית עבודה אינה מסמך תיאורטי בלבד, אלא כלי עבודה שצריך להשתלב בשגרת הניהול של העסק.

לדבריה, אחד הכלים הפשוטים והיעילים לכך הוא תכנון שבועי קבוע. היא ממליצה לפתוח את היומן ולקבוע פגישה קבועה עם עצמכם בתחילת כל שבוע, למשל ביום ראשון בבוקר, שבה עוברים על המשימות ומשבצים אותן בלוח הזמנים. כך ניתן לוודא שהפעולות שתוכננו אכן מתבצעות בפועל, שכן לטענתה ״אם זה יהיה בתוך רשימה חמודה במחברת אז לא בטוח שזה יתכתב עם הלו״ז״.

בנוסף לכך, אהרון ממליצה לקיים גם בקרה חודשית מסודרת: ״תקבעו גם פגישה חודשית, לבקרה חודשית שבה מסתכלים על תוכנית העבודה, בודקים איך היה החודש הקודם, ומתכננים קדימה״. לדבריה, השילוב בין תכנון שוטף לבין בחינה מחודשת של התוכנית מאפשר לעסק להתקדם בצורה עקבית, אך גם להישאר גמיש ולהתאים את עצמו לשינויים בדרך.

בשורה התחתונה, מציעה אהרון, ״חשוב לזכור שזה לא הכל או כלום. אם לא עשיתם את כל מה שתכננתם, זה לא אומר שאתם על הפנים. לפעמים גם להתקדם חלקית זה טוב ונכון לכם באותה תקופה. שימו לגם גם לבחירות שלכם. כשאנחנו בוחרים מה אנחנו רוצים לעשות, באופן אוטומטי נגזרת מזה בחירה. מה אנחנו לא עושים? אז כשאתם בוחרים מה לעשות, תבינו שיש דברים שאתם לא תעשו ואתם בסדר עם זה״.

* מידע כללי בלבד. אין לראות באמור משום המלצה ו/או ייעוץ מכל סוג שהוא.